人事管理システムは企業にとって必須の基幹システムであり、適切に構築し運用されているかは人事部の能力を示すとも言えます。

ここでは東証一部上場企業で人事を9年経験し、グローバル統一の人事管理システムを構築した筆者が、人事管理システムについてわかりやすく解説します。

ぜひ参考にしてみてください。

人事管理システムとは何?

人事管理システムとは、企業における人事労務データを取り扱うシステムのことを指します。

具体的に管理する人事データは企業によって異なりますが、大きくは人事業務に関するデータベースと、そのデータを活用する機能ごとのシステムに分かれます。

1つのシステムで全ての人事労務データを保管し使えている企業は珍しく、多くの企業では複数のシステムに分かれていることや、一部のデータはまだExcelなどで管理している場合もあるでしょう。

人事管理システムと一概に言っても、企業ごとにデータの管理方法や使い方は異なりますよね。

人事管理システムで扱う人事データ

人事管理システムで扱う人事データの例として、従業員の氏名、社員番号、年齢や性別、入社年月日、所属といった基本情報はどの企業でも持っていますよね。

それに加えて給与や人事評価といった人事部や経営層しか見られない限定的な情報も保管されます。

所有資格やスキル、TOEICの点数なども企業によっては人事管理システムのデータベースに追加していきます。

海外では日本のマイナンバーに該当する国民番号まで管理している人事管理システムもありますし、国や企業ごとにどのデータを管理するかは様々と言えるでしょう。

セキュリティ対策やアクセス権限をきちんと定めて運用することが必須となります。

人事管理システムの導入方法

人事データをどのように管理し活用するかは企業ごとに異なります。

人事管理システムを導入する際は、システムの仕様に合わせて人事データを整理すること、本当に管理すべき人事データと、実は不要な人事データを事前に仕分けしておくことが重要となります。

データや機能の数が増えるほど、構築コストも高くなりますし、管理するだけでも工数がかかり続けることになりますよね。

人事管理システムを適切に使えているかはその企業の人事部の能力を示しているとも言えるでしょう。

まとめ

人事管理システムは企業に必須のシステムです。

企業の規模やどのような人事データを管理するか、どの人事機能をシステムで行いたいかによって、実際のシステムは企業ごとに大きく異なります。

人事データがばらばらに管理されていることや、不要なシステムにコストをかけ続けている場合は、人事部として早急に改善すべきポイントと言えるでしょう。