「退職届って郵送でもいいの？」
「退職届の送り方に決まりはある？」
退職届の提出の仕方がわからなくて、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、退職届の郵送方法やマナーを詳しく紹介するので、参考にしてください。
当サイトではさまざまな退職代行サービスを特集していますが、なかでも特におすすめの退職代行のひとつが退職代行ガーディアンです。
退職代行サービスを運営する組織には、
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退職届は基本的に手渡し、会社から指示があれば郵送でも可能
退職届は、退職の意思を伝えた上司に手渡しすることが一般的です。
しかし、怪我や体調不良等、どうしても手渡しできないケースもありますよね。
手渡しすることが困難な場合は、あらかじめ上司に退職届を郵送したいことを相談するようにしましょう。
また、退職届を郵送で提出するよう会社から指示されることもあります。
円満退社を望むのであれば、退職届を相談なしに郵送することは避けましょう。
退職届を郵送する場合の4つのマナー
退職届は、円満に退職するための大切な書類です。
怪我や体調不良などで退職届を郵送する場合は、下記のマナーを守って気持ちよく退職しましょう。
- 封筒の種類とサイズ
- 封筒の書き方
- 添え状の書き方
- 折り方と入れ方
それでは、詳しく紹介しましょう。
退職届を郵送する場合のマナー1.封筒の種類とサイズ
退職届を郵送する場合は、退職届を入れる封筒と、それを入れる郵送用の封筒を準備する必要があります。
退職届を入れる封筒は、「無地の白色」で郵便番号枠のないものを選びましょう。
二重封筒などの中身が透けない封筒が適しています。
茶封筒は、事務的な用途で使用されることが多く、退職届を入れるのは好ましくありません。
封筒は、下記を参照に、退職届の大きさにあったサイズを選んでください。
社内で退職届のフォーマットがある場合は、あらかじめ退職届のサイズを確認しておくとスムーズです。
| 退職届の用紙サイズ | 退職届の封筒サイズ |
B5用紙 | 長形4号 （90×205mm） |
| A5用紙 （148×210mm） | |
| A4用紙 （210×297mm） | 長形3号 （120×235mm） |
退職届を郵送する場合のマナー2.封筒の書き方
では、それぞれの封筒の書き方を紹介します。
退職届用の封筒の書き方
- 表面
黒のボールペンか万年筆で書くようにしましょう。
封筒の中央やや上に、大きくはっきりと「退職届」を記載します。
退職届の封筒に宛先は不要です。
- 裏面
封筒の左下に自分の所属部署とフルネームを記載します。
手渡しの場合は、封じなくても問題はありません。
しかし、郵送の場合は、忘れずに封じて「〆」を書くようにしましょう。
郵送用の封筒の書き方
- 表面
宛先の住所と宛名を個人名まで書きます。
誰に送ればいいかわからない場合は、上司宛もしくは人事部宛にしましょう。
個人名まで記載して、左下に赤字で「親展」と書いておくと、開封できる人を制限することができます。
退職についての噂が社内で回りにくくなるので、書いておくと安心です。
退職届を郵送する際には、「退職届在中」など、内容がわかるようなことは書かないようにしましょう。
- 裏面
左下に自分の住所と名前を記載します。
封筒をしっかり封じて、封部分の中央に「〆」マークを書いて郵送するようにしましょう。
退職届を郵送する場合のマナー3.添え状の書き方
添え状は、退職届に合わせて縦書きか横書きかを決めます。
退職届が縦書きなら添え状も縦書きにして、退職届が横書きなら添え状も横書きで書くのが一般的です。
添え状のテンプレートを紹介します。
| 令和○年○月○日 |
| 株式会社○○○○ |
| 〇〇部〇〇課 ○○○○（上司の名前）様 |
| 〇〇部〇〇課 |
| 〇〇〇〇（自分の名前） |
| 退職届の添付について |
| 拝啓 貴社におかれましては、ますますご清祥の事とお喜び申し上げます。 |
| このたび、一身上の都合により退職させて頂く事となりましたので、ご査証のほどよろしくお願い申し上げます。 |
| 短い間では御座いましたが、大変お世話になりました。 |
| 末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。 |
| 敬具 |
| 同封書類 |
| ・退職届 1通 |
| 以上 |
退職届を郵送する場合のマナー4.折り方と入れ方
退職届には正しい折り方と入れ方があります。
それぞれ紹介していくので、参考にしてみてください。
折り方
基本は三つ折りで、文字が書いてある面を内側に折ります。
折り目は真っ直ぐ、きれいに折るように心がけましょう。
下1/3を上に向かって折り、上1/3を覆い被せるように折り返します。
入れ方
退職届の右上が封筒の裏面右上にくるように入れます。
入れる際にシワになりやすいので、気をつけましょう。
退職届の郵送方法は通常は普通郵便、トラブルになっている場合は内容証明郵便や簡易書留
退職届の郵送方法に決まりはありません。
普通郵便で送っても問題はありませんが、料金不足などのトラブルがないように、郵便局窓口から郵送しましょう。
会社側が退職届の受理を拒否しているなど、トラブルになっている場合は、内容証明で送ることをおすすめします。
内容証明で送ることによって、書類が相手に確実に届いていることを証明可能です。
あなたの状況に合わせた郵送方法を選びましょう。
退職届を書くときの4つのポイント
退職届を書くときの4つのポイントを紹介します。
- 退職届や添え状は手書き・パソコンどちらでもOK
- 文の冒頭は「私儀」と書く
- 退職理由は必ず「一身上の都合により」と書く
- 退職届は代表宛、敬称は「殿」で問題なし
それでは、ポイントを詳しく紹介するので参考にしてみてください。
退職届を書くときのポイント1.退職届や添え状は手書き・パソコンどちらでもOK
一昔前までは、手書きが一般的でした。
しかし近年では、パソコンで作成した退職届や添え状でも問題はないとされています。
心配な場合は、上司か人事担当者に「パソコンで作成した退職届を提出することは可能か」を確認しておくとよいでしょう。
退職届を書くときのポイント2.文の冒頭は「私儀」と書く
文の最初の行の下に「私儀」（わたくしぎ）と書きます。
「私事」と書いても問題はありませんが、謙譲語である「私儀」の方が相応しいでしょう。
どちらも「わたくしごとではありますが」という意味になります。
退職届を書くときのポイント3.退職理由は必ず「一身上の都合により」と書く
報酬の不満やパワハラなど、退職届や添え状に本当の退職理由を書く必要はありません。
会社の倒産や解雇など、会社都合の退職以外は「一身上の都合により」と書きます。
会社都合で退職をする場合は「貴社、退職勧奨に伴い」と記載しましょう。
退職届を書くときのポイント4.退職届の宛名は代表宛、敬称は「殿」で問題なし
上司に提出する場合でも、退職届の宛名は会社の社長にします。
社内の人間には「殿」をつけるのが本来のマナーです。
「殿」は目下の者だけではなく、目上の人間にも使用できます。
退職届の提出に必要なもののチェックリスト
退職届の提出に必要なものをまとめてみました。
- 用紙
- ペン
- 退職届用封筒
- 郵送用封筒
- クリアファイル
早速、退職届を提出するまでに必要なもののチェックリストを参考に準備を始めましょう。
用紙
手書きの場合は白い便箋で、無地もしくは罫線入りのものを選びましょう。
パソコンで作成する場合は、コピー用紙を使用して問題ありません。
サイズはいずれも、B5かA5、もしくはA4が適しています。
ペン
黒のボールペンか万年筆で書くようにします。
筆ペンはにじみやすく、慣れていないとうまく書きにくいので、避けた方が無難です。
退職届用封筒
退職届を郵送する場合も、郵送用の封筒と退職届用の封筒は分けるようにします。
サイズは、退職届の用紙サイズに合わせて長形4号、または長形3号の封筒を使用しましょう。
郵送用封筒
退職届を郵送する場合は、郵送用の封筒を準備する必要があります。
退職届用の封筒の一回り程度大きなサイズを選ぶようにしてください。
長形3号または角形5号が適しています。
クリアファイル
退職届は、あなたが円満に退職するための大切な書類です。
手渡し、郵送どちらの場合も、提出するまではクリアファイルに入れて、汚れや折れを防止しましょう。
退職届を受理してもらうために押さえておきたい4つのポイント
「なかなか退職を認めてもらえず、退職届が受理されない」というトラブルが発生することがあります。
なるべく円満に退職できるようにポイントを4つ紹介します。
- 退職について、しっかり意思表示を行う
- 繁忙期を避けて、引き継ぎ期間を考慮する
- 退職届を内容証明郵便で郵送する
- 第三者に相談する
それぞれ詳しく紹介するので、参考にしてみてください。
退職届を受理してもらうためのポイント1.退職について、しっかり意思表示を行う
退職を伝える際に、不安や迷いを見せてしまうと、上司は引き止めれば退職しないのではないか？と考えてしまいます。
もし、まだ迷いがあるのなら、不安を解消してから退職したいことを伝えましょう。
退職届を受理してもらうためのポイント2.繁忙期を避けて、引き継ぎ期間を考慮する
繁忙期や人事異動がある時期は、なるべく避けるようにしましょう。
きちんと引き継ぎ期間を設けることによって、退職を認めてもらいやすくなります。
お世話になった感謝の気持ちを込めて、最後まで業務を行うようにしましょう。
退職届を受理してもらうためのポイント3.退職届を内容証明郵便で郵送する
労働者には、退職の自由が認められています。
遅くても、退職日の2週間前までに内容証明郵便で退職届を郵送するようにしましょう。
会社の都合で退職を拒否することはできません。
退職届を受理してもらうためのポイント4.第三者に相談する
厚生労働省が設置する「総合労働相談コーナー」は、職場のトラブルを相談できる無料の機関です。
全国に379か所あり、電話や面談での相談が可能で、場所によっては女性の相談員もいます。
円満退社は難しくなるかもしれませんが、自分一人でどうにもならない場合は、頼ってみてもいいかもしれません。
退職届を提出してから実際に退職するまでのステップ
円満退社するために、退職日までは余裕を持ってスケジュールを立てましょう。
なるべく会社に迷惑をかけないように引き継ぎを進めることが大切です。
- 退職届の提出
- 業務の引き継ぎ
- 社内外への挨拶
- 備品の返却や書類の受け取り
退職届を提出してから、退職日までの過ごし方を紹介します。
退職届を提出してから実際に退職するまでのステップ1.退職届の提出
1ヶ月前〜最低でも2週間前には退職届を提出します。
退職届について就業規則があれば、従うようにしましょう。
退職届を提出してから実際に退職するまでのステップ2.業務の引き継ぎ
退職日まで引き継ぎのスケジュールを立てて、中途半端な状態で退職日を迎えないようにしてください。
後任がいる場合は、後任に教えながら引き継ぎをします。
後任がいない場合は、なるべく詳しい引き継ぎ資料を作成するとよいでしょう。
退職届を提出してから実際に退職するまでのステップ3.社内外への挨拶
退職の挨拶メールや挨拶状の作成をします。
社外への挨拶回りは、退職日の1週間前くらいまでには終わらせるようにしましょう。
必要に応じて、後任と一緒に回るようにします。
対面で挨拶できない場合は、メールで挨拶をしてから退職しましょう。
退職届を提出してから実際に退職するまでのステップ4.備品の返却や書類の受け取り
会社から借りているものや、会社のお金で購入したものは全て返却します。
また、会社から書類の受け取りがある場合もあります。
雇用保険被保険者証など、失業保険の申請に必要な書類を会社で保管されていることも多いので、一度確認してみてください。
法律の観点から見る退職届の位置付け
法律上で退職届はどのような効力を持っているのか紹介します。
当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。（民法第627条第1項）
当事者が雇用の期間を定めた場合であっても、やむを得ない事由があるときは、各当事者は、直ちに契約の解除をすることができる。（民法第628条）
引用：e-Gov
雇用期間が決まっていないのであれば、退職届で退職の意思表示をすることによって、早くて2週間後には退職することができます。
雇用期間が決まっていても、やむを得ない事由があれば退職できます。
では、やむを得ない事由をいくつか紹介します。
- 心身の健康状態が悪い
- 家族の病気や介護
- 労働環境が劣悪
- 給与を支払ってもらえない
もし、やむを得ない事情で退職する場合は、退職届を提出する前に、上司に相談してみましょう。
退職届を提出するベストなタイミングは1ヶ月前
就業規則があれば、会社の就業規則に従うのが一番です。
退職届について就業規則がない場合は、1ヶ月前までに退職届を提出することでスムーズに引き継ぎを行うことができます。
法律上では、2週間前までに退職の意思表示をすればいいとされていますが、できるだけ余裕を持って退職届を提出しましょう。
退職届・退職願・辞表の違い
会社を辞めるは、退職の意思を伝えなければいけません。
「退職届」「退職願」「辞表」のどれを出せば良いでしょうか？
それぞれ3つの違いを見ていきましょう。
退職届
事前に退職の意思を伝えて、退職が認められてから提出するのが一般的です。
しかし、退職が認めてもらえないなど事情がある場合は、退職が認められていなくても退職届を提出して問題ありません。
退職届は、必ず提出する物ではないので、提出する必要があるかどうかは事前に確認しておきましょう。
退職が決定する正式な書類です。
退職届を受理された後には撤回できません。
提出するときは、もう一度冷静に考えてみることをおすすめします。
退職願
退職をしたいという意思を伝える書類です。
確実に退職したいという意思を伝えている証拠になるので、提出することによって、意思の強さをアピールできます。
意思を伝えるためだけの書類なので、上司に口頭で退職を伝えても問題ありません。
辞表
辞表の内容は、退職届に相当しています。
会社の役員や公務員が使う書類であり、普通の会社員では使うことはありません。
正式に退職・辞職の意思を伝える際に使います。
まとめ
今回の記事では、退職届の郵送方法についてご紹介しました。
退職届を郵送する際のポイントをまとめたので参考にしてみてください。
- 退職届は基本的には手渡し
- 会社からの指示や事情がある場合は退職届を郵送してもよい
- できれば1ヶ月前、最低でも2週間前までには提出する
- 退職届の書き方は郵送でも手渡しでも同じ
退職届を郵送するときは、マナーを守って円満に退社できるように心がけましょう。